Communicatie tips voor een telefonische of online afspraak
Posted on
14 januari 2021
Omdat we nu beperkt zijn in het fysieke contact met klanten en collega’s en veel telefonisch of online moeten doen missen we best veel signalen die je normaal bewust en onbewust op pikt.
Je zult je gevoel en luistervaardigheden nog meer in moeten zetten (op scherp zetten) om alle signalen op te kunnen pikken van je gesprekpartner.
Hoe doe je dat dan tijdens een telefonische of online afspraak?
- Allereerst door echt te luisteren. Zorg dat je niet gestoord wordt en pas je tempo (soms willen we sneller dan de ander) aan op je gesprekspartner. Dan vang je de para verbale communicatie (toonhoogte, stiltes, aarzelingen, haperingen) beter op en kom je echt tot luisteren.
- Probeer niet als reactie in te vullen voor de ander. Laat je gesprekspartner uitpraten. Daarna kan je vragen gaan stellen en zorgen dat je de boodschap herhaald en goed interpreteert.
- Wees je ervan bewust dat jij vanuit je eigen frame (opvoeding, werkomgeving en ervaringen) luistert. Hierdoor kan het zijn dat jij een andere woordkeuze aan iets geeft dan je gesprekspartner. Dus herhaal wat de ander zegt, en vraag of dat ook zo bedoeld is.
- Wees niet bang voor stiltes. Geef mensen de tijd om na te denken en/of de gesprekstof te laten landen. Klets niet over het “ongemakkelijke” stiltemoment moment heen maar wacht even af. Vaak komt er dan iets zinnigs.
- Blok tijd in je gesprek om te vragen hoe het met de ander gaat en even over wat anders te hebben dan datgene waar je voor belt. Mensen missen het koffiepraatje, het ijs breken en het dolletje. Investeer daarin, het maakt je gesprek luchtiger en leuker.
- Als laatste: Zorg dat je weg blijft van negativiteit. Het is nu zwaar voor velen, en wellicht ook voor jou, maar we hebben het er nog even mee te doen. Mensen zijn “Corona moe”. Zodra jij negatief wordt zal dat direct van invloed zijn op de ander en op jouw gesprek. Als jouw gesprekspartner negatief wordt luister, oordeel niet, vul niet in, maar laat het er even zijn om vervolgens met het doel van het gesprek verder te gaan. Mensen willen vaak alleen even gehoord worden.
Je zal zien dat het waardvol is te investeren in je contacten en gesprekken.
14-1-2021